Базы данных Microsoft Access 2003
Существует несколько возможностей, доступных во
Существует несколько возможностей, доступных во всех приложениях Office. При работе с Word, Excel или даже PowerPoint пользователи часто применяют такие функции, как:
проверка орфографии; автозамена; справочная система.
В этой главе указанные возможности Office описываются в рамках их использования в Access.
Назойливый помощник
Надоедливые сотрудники встречаются повсеместно, и Access не является исключением, если вспомнить об одной из самых назойливых ее функций, а именно о помощнике. Хотя, по правде говоря, он способен вызвать и определенную симпатию, так что дадим бедолаге шанс.
Помощник представляет собой элемент интерфейса, который помогает найти ответы на различные вопросы, возникающие при работе с Access. Его предназначение состоит в быстром и оперативном обнаружении требуемой информации.
Помощник устанавливается по умолчанию. Если это не так, выберите команду Справка> Показать помощника, чтобы отобразить «Скрепыша» — основного помощника Access (при желании можно выбрать команду Справка>Скрыть помощника). Двойной щелчок на помощнике позволяет открыть область ввода вопросов, показанную на рис. 17.1. После ввода щелкните на кнопке Найти. В окне появится несколько элементов справочной системы. Выберите любой из них, и вы сможете просмотреть соответствующую справку.
Рис. 17.1. «Скрепыш» всегда готов к работе
Иногда «Скрепыш» не находит нужного ответа. В таком случае нужно щелкнуть на опции
Не удается найти в нижней области списка, с тем чтобы получить дополнительную информацию.
Управление помощником «Скрепыш»
На рис. 17.1 показана область ввода вопросов и панель Поиск. На панели представлены различные справочные материалы. В результате щелчка на кнопке
Параметры открывается диалоговое окно Помощник, показанное на рис. 17.2.
Рис. 17.2. Окно настройки параметров помощника
В окне настройки, устанавливая соответствующие флажки, можно выбирать различные параметры, инструменты и функции. Например, можно отключить предупреждения, но задать использование различных мастеров. При этом можно установить флажок
Отображать справку для мастеров и снять флажок Отображать
сообщения помощника, что делать, впрочем, не обязательно.
Для отображения помощника в ранних версиях Access использовалась клавиша <F1>. В текущей версии при нажатии этой клавиши отображается панель Справка Access.
Принимая решение о применении той или иной функции помощника, вы можете столкнуться с определенными трудностями, поэтому вкратце рассмотрим каждую из этих функций.
Отображать справку для мастеров — предоставление помощником дополнительной информации при запуске мастера. Отображать сообщения помощника — вывод на экран программных или системных сообщений во время работы с применением Access (даже при отключенном помощнике). Просматривать две справочные системы при работе с VBA — при работе в редакторе языка Visual Basic (в книге не описывается) справочная информация предоставляется только по этому языку, вне зависимости от того, выбран данный флажок или нет. Не закрывать данные — перемещение окна мастера при блокировании различных элементов, например диалоговых окон. Звуковое сопровождение — разрешение на выдачу звуковых сигналов, способных привлечь внимание пользователя.
Помощник внимательно следит за вашей работой и предоставляет массу полезных и не очень полезных советов. Если рядом с окном помощника появилось изображение лампочки, щелкните на ней, и вы получите важный совет, необходимый для решения текущей задачи.
Если помощник скрыт, Access будет выводить изображение лампочки в значке Справка Access (значок со знаком вопроса, расположенный в конце панели инструментов). Для получения совета достаточно один раз щелкнуть на этом значке левой кнопкой мыши.
Нижняя панель окна настройки помощника позволяет указать, какого рода советы должен предоставлять помощник. При первом запуске Access он по умолчанию отображает только
Совет дня. Однако существуют и другие параметры.
Об использовании возможностей программы — предположения относительно выполняемых задач, основанные на применяемых комбинациях клавиш. Об операциях с мышью — предоставление полезных советов, касающихся работы с мышью. О сочетаниях клавиш — указание различных комбинаций клавиш. Отображать только важные советы— предоставление только действительно важных советов. Отображать полезный совет при запуске — вывод на экран при запуске Access случайно выбранного совета.
Смена помощника
Если «Скрепыш» надоел вам до невозможности, отключать его не обязательно. Попробуйте выбрать помощника с другой внешностью. Для этого щелкните на вкладке
Коллекция в диалоговом окне Помощник, а затем на кнопке Далее, и вы сможете просмотреть потенциальные кандидатуры на эту «должность».
На каждой панели будет представлен новый помощник. Найдя наиболее симпатичного, щелкните на кнопке
ОК. При этом может появиться предупреждение о том, что помощник не установлен. В таком случае его нужно инсталлировать, используя установочный компакт-диск с Office 2003.
«Увольнение» помощника
Не исключено, что несмотря на свою новую внешность помощник подтвердит репутацию слишком назойливого работника. В таком случае с ним можно будет распрощаться, выполнив следующие действия.
1. Щелкните правой кнопкой мыши на текущем изображении помощника.
2. Выберите опцию Параметры или щелкните на кнопке Параметры в области ввода вопросов (рис. 17.1).
3. Снимите флажок Использовать помощника и щелкните на кнопке ОК.
Помощник не появится до тех пор, пока флажок Использовать помощника не будет установлен повторно.
Проверка орфографии
Функция проверки правописания дает возможность находить различные орфографические ошибки. Файл словаря совместно используется всеми приложениями Office. Таким образом, если файл был изменен в Access (например, в результате добавления нового слова), это изменение отобразится во всех приложениях Office, и наоборот. Когда Access обнаруживает слово, отсутствующее в словаре, выводятся специальное предупреждение и несколько альтернативных вариантов написания.
Чтобы проверить орфографию в отчете, таблице или форме, необходимо выбрать команду
Сервис>Орфография или нажать клавишу <F7>. Если функция проверки орфографии отключена, вы этого сделать не сможете.
Практическое использование общих функций
Скорее всего, с функцией проверки орфографии вы давно и хорошо знакомы. Если нет, рассмотрим следующий пример, воспользовавшись базой данных
Растения.
1. Для отображения окна базы данных щелкните на кнопке <F11>.
2. Щелкните на ссылке Таблицы и дважды — на значении Каталоги.
3. Измените имя каталога во второй записи, добавив к нему любую букву. Задайте команду
Сервис>Орфография или нажмите клавишу <F7>. Начнется процесс автоматической проверки орфографии.
4. На рис. 17.3 показан пример, когда проверка останавливается на второй записи. Щелкните на кнопке
Пропустить или измените имя записи.
5. Щелкните на кнопке ОК в окне сообщения о завершении процесса проверки орфографии.
Рис. 17.3. Автоматическая проверка орфографии
В окне проверки орфографии в любой момент времени может отображаться только одна запись. Нужное поле можно выбрать посредством щелчка на ячейке заголовка. Нажав клавишу <F7>, вы сможете проверить ее содержимое.
При выполнении п. 4 предыдущего упражнения в окне настройки было представлено несколько параметров. Хотя в базе данных
Растения нет орфографических ошибок, их всегда можно сымитировать, чтобы проверить действие определенных функций. Попробуем это сделать?
1. Откройте таблицу Растения, выберите поле ЛатинскоеИмя и нажмите клавишу <F7>. На этот раз процесс проверки остановится на первом же названии (рис. 17.4).
2. Если для слова предлагается подходящая замена, щелкните на кнопке Заменить или нажмите комбинацию клавиш <Alt+C>.
3. После замены слова сразу же будет выбрано другое слово, также отсутствующее в словаре (рис. 17.5).
4. Безусловно, на этот раз никаких изменений вносить не требуется, поэтому нажмите клавишу <Escape>, а затем комбинацию клавиш <Ctrl+Z>.
Выбор поля перед запуском функции проверки орфографии приводит к тому, что такая проверка проводится для каждого элемента поля. При необходимости выбрать только один элемент выделите таковой или щелкните в нужном поле, после чего нажмите клавишу <F7>. В случае проверки текста, набранного на другом языке, отличном от русского, выберите альтернативный файл словаря. Для того чтобы это сделать, необходимо щелкнуть на кнопке Язык словаря и узнать нужный язык.
Вы сможете создать и другие параметры. Щелчок на кнопке Добавить приведет к добавлению слова в словарь. В другой раз процесс проверки на этом слове уже не будет останавливаться. Эта полезная возможность применяется при использовании различных нестандартных названий и личных имен. Слово может быть введено корректно, но пока его нет в словаре, оно считается орфографической ошибкой. А процесс проверки будет останавливаться на этом слове до тех пор, пока вы не добавите его в словарь.
Если слово встречается в тексте несколько раз, однако добавлять его в словарь вы не считаете нужным воспользуйтесь кнопкой
Пропустить все. При этом будут пропущены все выделенные слова, обнаруженные в документе, несмотря на то, что в словаре их нет.
Аналогичным образом кнопка Заменить все обновит все слова, обнаруженные в документе; следовательно их не придется менять вручную. Более подробно эта функция описана далее в настоящей главе.
При щелчке на кнопке Параметры отображается дополнительный набор условий, рассмотрение которых выходит за рамки книги.
Наравне с орфографией проверяется и грамматика. Отвечающий за это параметр задастся по умолчанию. Обнаруженные несоответствия правилам грамматики будут выделены, и Access предложит возможные варианты их исправления.
Рис. 17.4. Проверка была остановлена на первом слове, отсутствующем в словаре
Использование автозамены
Иногда вводимые вами данные автоматически изменяются самой Access В частности,
по такому принципу работает автозамена - функция Office,
которая также задействована в Word и
Excel.
Функция автозамены стремится исправить ошибки непосредственно во время их ввода. Например, если ввести подряд две ПРописные буквы, одна из них будет изменена
на строчную. Результат может быть ожидаемым или нет, однако в большинстве случаев функция автозамены действительно помогает избавиться от опечаток
Рис. 17.5. Выбор слова с альтернативным вариантом написания
Рассмотрим окно настройки параметров автозамены (рис. 17.6). Для его вывода на экран выберите команду
Сервис >Параметры автозамены.
Рис. 17.6. Диалоговое окно Автозамена
Для отмены изменения, внесенного функцией автозамены, без модифицирования ее параметров, достаточно нажать комбинацию клавиш <Ctrl+Z>. При этом опять будет отображаться введенный ранее текст.
По умолчанию в указанном окне установлены следующие флажки:
Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова; Делать первые буквы приложений прописными; Названия дней с прописной буквы; Устранять последствия случайного нажатия клавиши cAPS LOCK: Заменять при вводе
В последнем случае, как понятно из названия флажка, существует возможность автоматической замены текста при вводе. Под полем
Заменять представлен список отслеживаемых слов и значений. Когда функция автозамены обнаруживает одно из значений списка, слово из столбца
Заменять сменяется значением из столбца На.
Для отмены определенных параметров автозамены достаточно снять соответствующие им флажки.
Функция автозамены является общей, поэтому изменение ее параметров непременно отразится на документах Word и Excel.
Настройка функции автозамены
Функция автозамены порой также может стать слишком назойливой, вмешиваясь в процесс ввода данных, когда этого делать не следует. Тогда возникает необходимость в ее настройке. Но ради справедливости следует отметить, что большую часть времени автозамена работает корректным образом. Рассмотрим несколько примеров.
Первыми значениями замены являются символы (с) и ©. При каждом вводе символа (с) функция автозамены пытается заменить его символом ©. При частом вводе указанного значения такая помощь автозамены может оказаться ненужной. Решить эту проблему можно путем удаления строки автозамены. Откройте диалоговое окно параметров автозамены, выделите строку с нужными символами, как показано на рис. 17.7, и щелкните на кнопке
Удалить, расположенной в нижнем правом углу диалогового окна.
Рис. 17.7. Окно для выбора элемента автозамены
Кроме того, вы можете добавлять и собственные параметры автозамены. Например, если фамилия вашего лучшего друга
Грей почему-то постоянно вводится как Грэй, об этом позаботится функция автозамены. Откройте окно параметров функции и введите слово
Грэй в поле Заменять, а слово Грей — в поле На. Затем щелкните на кнопке
Добавить. При следующем вводе слово Грэй будет автоматически заменено словом
Грей. Самое интересное, что функция автозамены учитывает регистр букв. Поэтому при вводе слова грей ничего не произойдет. Функция будет выполнена только при обнаружении слова с прописной буквой г.
Когда слово будет исправлено с помощью функции автозамены, появится значок нового смарт-тега. В раскрывающемся списке значка можно:
изменить исправленный элемент текста на оригинальный; отменить изменение оригинала; вывести на экран диалоговое окно Автозамена.
Рассмотрим работу смарт-тега на практике, введя заведомо неверное значение, для которого существует вариант замены в таблице.
1. Щелкните на ссылке Таблицы в окне базы данных и дважды щелкните на таблице
Каталога.
2. В новой (пустой) записи введите ыв и нажмите клавишу <Enter>. Рядом с текстом появится значок смарт-тега.
3. Щелкните на нем для открытия списков параметров, как показано ниже, на рис. 17.8.
4. Выберите команду Изменить обратно в «ыв» для
отмены внесенного изменения. Если выбрать команду Отключить автозамену «ыв», данное словосочетание будет в таблице проигнорировано. Выбор последней команды приводит к удалению элемента из списка автозамены. После этого его можно будет внести только вручную.
Для определенных элементов управления формы функцию автозамены можно отключить. Откройте форму в режиме конструктора и дважды щелкните на нужном элементе управления. Затем присвойте опции Разрешить автозамену значение нет. Более подробно процесс настройки свойств формы описан в главе 13, «Настройка форм».
Рис. 17.8. Параметры автозамены
Использование функций автозамены и проверки орфографии
Автозамена — это одна из функций Office, пользующихся особой популярностью у пользователей. Если при проверке орфографии вами была обнаружена опечатка, занесите ее в список автозамены. В таком случае служба проверки орфографии не будет
выделять это слово, даже если оно отсутствует в словаре. Функция автозамены выполнит свою работу, и слово будет исправлено автоматически. Это имеет особо важное значение при вводе нестандартных слов, вроде латинских названий растений.
Чтобы добавить слово в словарь, откройте форму Растения и выполните команду Сервис>Орфография
(или нажмите клавишу <F7>), указав запись Живокость. Как показано на рис. 17.9, функция проверки обнаружила слово, не записанное в словаре —
Delphinium.
Чтобы функция проверки орфографии больше не останавливалась на этом слове, щелкните на кнопке
Автозамена в нижней правой области диалогового окна. Внесите необходимые изменения и щелкните на кнопке
Закрыть.
Вернитесь к исходной записи, используя кнопки навигационной панели формы. Нажмите клавишу <F7> для повторной проверки — как видите, название растения теперь не воспринимается как ошибочное.
Рис. 17.9. Латинское название растения в словаре автозамены не обнаружено
Справочная система
Хотя Access старается максимально облегчить вашу работу, оказать любую возможную помощь, мастер не всегда способен ответить на поставленные вопросы — все, что он может, это только поспособствовать выполнению определенной задачи. В таком случае вам на помощь придет справочная система, которая вызывается нажатием клавиши <F1> или в результате выполнения команды
Справка>Справка: Microsoft Office Access. Панель Справка Access показана в начале этой главы, на рис. 17.1.
Если файлы справочной системы не установлены, появится окно с соответствующим предупреждением. Для установки требуемых файлов понадобится инсталляционный компакт-диск ситтюе2003. па данном этапе вы можете:
произвести поиск определенной фразы или выражения или слова; просмотреть содержимое таблицы Справка; подключиться через Интернет к Web-узлу Microsoft для получения помощи, совета или для загрузки обновлений Office.
Чтобы закрыть панель Справка Access, щелкните на кнопке Закрыть (X)
в верхнем правом углу строки заголовка панели.
Справочная система поддерживает регистр символов. Следовательно, система открывает только файлы, максимально соответствующие указанному объекту, элементу, свойству или тексту (если ничего не обнаружено, открывается общая панель).
Чтобы убедиться в поддержке справочной системой регистра символов, откройте таблицу
Каталоги в режиме конструктора. Выберите поле Страна (или любое другое) и свойство
Маска ввода на нижней панели.
Нажмите клавишу <F1> для открытия справочной статьи, относящейся к свойству
Маска ввода (рис. 17.10). Закройте окно справки и вернитесь в таблицу Каталоги. Укажите другое свойство и нажмите клавишу <F1> для просмотра справочной информации, относящейся к выбранному свойству.
Рис. 17.10. Отображение справки с поддержкой регистра
Сетевая помощь
Справочные статьи, просматриваемые до сих пор, были размещены в файлах справки Access. Однако помощь может быть оказана вам и через Интернет. Для получения доступа к нужным Web-сайтам щелкните на кнопке
Справка, расположенной на панели инструментов, чтобы открыть окно, показанное на рис. 17.11. Выберите в нем любую опцию из раздела
Microsoft Office Online или же щелкните на самой надписи Microsoft Office Online.
Рис. 17.11. Поиск дополнительной информации в Интернет
Настройка панелей инструментов Access
В главе 15, «Автоматизирование базы данных», рассказывалось об использовании кнопок макросов для открытия форм и отчетов. Однако подобный подход имеет определенные недостатки. Пользователю необходимо щелкать сначала на ссылке
Макросы, затем на нужном макросе, а значит, следует точно знать, где размешен тот или иной элемент.
Существует и более простой способ, довольно результативный и удобный в применении. Речь идет о создании пользовательской панели инструментов, обеспечивающей быстрый доступ к наиболее популярным объектам. Процесс поиска осуществляется в два этапа:
сначала создается новая панель инструментов; затем объекты из окна базы данных перетаскиваются на новую панель. Проще и быть не может! На рис. 17.12 показана простая настраиваемая панель инструментов, лозволяющая довольно быстро открывать часто используемые объекты.
Рис. 17.12. Добавление пользовательской панели инструментов в базу данных Растения
Для того чтобы создать такую панель выполните следующие действия.
1. Выберите команду Сервис> Настройка.
2. В диалоговом окне Настройка перейдите на вкладку Панели инструментов. Щелкните на кнопке
Создать, размещенной справа от списка.
3. В поле Создание панели инструментов введите имя панели — МоиКнопки — и щелкните на кнопке
ОК. Появится небольшая панель инструментов, показанная на рис. 17.13.
Рис. 17.13. Окно для создания новой панели инструментов
4. Щелкните на кнопке Закрыть в диалоговом окне Настройка.
5. Нажмите клавишу <F11> для отображения окна Растения: база данных. Разместите окно таким образом, чтобы оно не закрывало созданную панель инструментов.
6. Щелкните на ссылке Формы.
7. Перетащите форму Растения на новую панель, как показано на рис. 17.14.
Рис. 17.14. Перетащите форму Растения на новую панель
8. Перетащите на панель форму Каталоги.
9. Поместите панель сразу под окном Растения: база данных. Для этого просто перетащите панель к уже существующей панели.
Новая панель будет добавлена к другим панелям.
10. Щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов, отключите панели и снимите флажки
База данных и Конструктор форм, так чтобы осталась только новая панель.
11. Щелкните на кнопке Растения для открытия формы Растения (рис. 17.15).
Безусловно, на панель можно добавить любое разумное количество кнопок и
скрывать панели Access также вовсе не обязательно.
Рис. 17.15. Для открытия формы щелкните на кнопке, расположенной на новой панели инструментов
Подведем итоги...
Программа Access является лишь одним из компонентов самого популярного пакета офисных программ для настольных компьютеров. Многие из предоставляемых ею функций стали общими для всех программ пакета В этой главе описывалось несколько функций Access, а именно:
помощник; проверка орфографии и автозамена; справочная система.
