Вы наверняка обратили внимание на

Вы наверняка обратили внимание на ссылку Макросы в окне базы данных и начали уставать от необходимости выполнять одни и те же действия, такие как: открытие и закрытие форм, выбор отчета для запуска и т.д. Не стоит раздражаться. В данной главе описываются методы автоматизации работы в Access. Правда, вам придется несколько углубиться в аспекты программирования, но, уверяю вас, в Access с этим справится и новичок.

Использование мастера главной кнопочной формы

Как вы понимаете, база данных Растения содержит множество объектов: таблицы, запросы, формы, отчеты. Любой из этих объектов можно найти в основном окне базы данных, выбрав соответствующую ссылку и затем щелкнув на нужном объекте. Но что если базой данных пользуется кто-то еще? Основное окно базы данных нельзя назвать самым подходящим местом для организации объектов. Безусловно, оно предоставляет максимум информации, однако не всегда помогает обнаружить важные объекты.

За годы развития Access разработчики придумали несколько способов решения указанной проблемы. Одним из наиболее эффективных инструментов, используемых для организации объектов баз данных Access, является главная кнопочная форма. На рис. 15.1 показана главная кнопочная форма для учебной базы данных «Борей».

Учебная база данных «Борей» содержит более 100 объектов. Главная кнопочная форма запускается при открытии базы данных и содержит кнопки для активизации наиболее важных объектов. Как видите, она имеет намного более дружественный интерфейс, чем основное окно базы данных.

Рис. 15.1. Главная кнопочная форма для учебной базы данных «Борей»

Создание первой кнопочной формы

На добавление кнопочной формы к базе данных у вас не уйдет много времени, поскольку компания Microsoft встроила в Access диспетчер кнопочных форм (похожий на мастеров, используемых в примерах этой книги). Ниже указанный диспетчер будет применен для создания кнопочной формы базы данных Растения. Для этого необходимо выполнить такие действия.

1. Запустите Access и загрузите базу данных Растения.

2. Затем выполните команду Сервис>Служебные программы>Диспетчер кнопочных форм.

3. Поскольку диспетчер загружается впервые, появится окно с запросом на создание новой кнопочной формы. Щелкните на кнопке Да.

4. Откройте окно Диспетчер кнопочных форм, представленное на рис. 15.2. Как будет рассказано немного позже, для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. При запуске диспетчера по умолчанию создается главная кнопочная форма. Щелкните на кнопке Изменить для открытия диалогового окна Изменение страницы кнопочной формы.

Рис. 15.2. При первом запуске диспетчера по умолчанию создается главная кнопочная форма

5. В открывшемся диалоговом окне демонстрируются все элементы кнопочной формы. Пока что ни один из них не выбран. Щелкните на кнопке Создать для открытия диалогового окна Изменение элемента кнопочной формы.

6. Введите в поле Текст название Каталоги, в поле со списком Команда выберите команду Открыть форму для изменения, затем в списке Форма выберите элемент Каталоги. На рис. 15.3 показано уже заполненное диалоговое окно. Щелкните на кнопке ОК для его закрытия.

Рис. 15.3. Определение значений элементов кнопочной формы

7. Щелкните на кнопке Закрыть в диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы.

8. Щелкните на кнопке Закрыть в окне Диспетчер кнопочной формы.

9. Щелкните на ссылке Формы в окне базы данных.

10. Дважды щелкните на опции Кнопочная форма, чтобы вывести форму на экран (рис. 15.4).

11. Щелкните на кнопке Каталоги, и будет открыта форма Каталоги.

Рис. 15.4. Новая кнопочная форма, содержащая только одну кнопку

Поздравляем вас с созданием первой кнопочной формы! В табл. 15.1 перечислены различные команды, которые можно задать в диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы.

Таблица 15.1. Команды для элементов кнопочной формы

Команда	Описание
Перейти к кнопочной форме	Открытие другой кнопочной формы
Открыть форму для добавления	Открытие формы для добавления новых записей, но без отображения существующих
Открыть форму для изменения	Открытие формы с отображением существующих записей с целью изменения последних (также возможно добавление данных)
Открыть отчет	Открытие отчета в режиме предварительного просмотра
Конструктор приложения	Открытие диспетчера кнопочной формы
Выйти из приложения	Закрытие базы данных
Выполнить макрос	Выполнение макроса. Описание макросов приводится далее в этой главе
Выполнить программу	Выполнение программного кода на языке VBA (Visual Basic for Applications). Язык VBA в книге не описывается; разыщите книгу из этой серии, посвященную VBA

Изменение кнопочной формы

Диспетчер кнопочной формы может использоваться многократно для одной и той же кнопочной формы. Если понадобится внести какие-то изменения, например, добавить новый элемент, изменить или удалить его, нужно открыть окно Диспетчер кнопочной формы. Следовательно, все ранее настроенные параметры останутся в силе.

В этом разделе необходимо изменить главную кнопочную форму для базы данных Растения. Делается это следующим образом.

1. Убедитесь в том, что главная кнопочная форма закрыта.

2. Выполните команду Сервис>Служебные программы>Диспетчер кнопочной формы.

3. В диалоговом окне диспетчера выберите опцию Главная кнопочная форма (по умолчанию) и щелкните на кнопке Изменить.

4. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните на кнопке Создать.

5. Введите в поле Текст название Просмотр растений; в поле со списком Команда выберите команду Открыть форму для изменения. Затем выберите в списке Форма элемент Растения. Щелкните на кнопке ОК для закрытия диалогового окна Изменение элемента кнопочной формы.

6. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните на кнопке Создать.

7. Введите в поле Текст название Просмотр насаждений, в поле со списком Команда выберите команду Открыть форму для изменения, а в списке Форма — Насаждения. Щелкните на кнопке ОК.

8. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните на кнопке Создать.

9. Введите в поле Текст название Просмотр типов; в поле со списком Команда выберите команду Открыть форму для изменения, в списке Форма — опцию ГлавныеТипы. Щелкните на кнопке ОК.

10. Выберите в диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы запись Просмотр типов. Щелкните дважды на кнопке Вверх для размещения опции над записью Просмотр растений. Кнопки Вверх и Вниз можно применять для организации элементов кнопочной формы в любом порядке.

11. Выберите запись Каталоги и щелкните на кнопке Изменить. Измените содержимое поля Текст на Просмотр каталогов и щелкните на кнопке ОК.

12. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните на кнопке Закрыть.

13. Щелкните на кнопке Закрыть для завершения работы в диспетчере кнопочной формы.

14. Дважды щелкните на форме Кнопочная форма. Полученный результат демонстрируется на рис. 15.5.

Элементы кнопочной формы можно не только добавлять и изменять — их также можно удалять. Для этого достаточно выбрать элемент в диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы и щелкнуть на кнопке Удалить.

Добавление второй кнопочной формы

Хотя кнопочные формы и позволяют эффективно организовывать данные, порой в них содержится слишком много элементов. Что если вместо четырех кнопок их станет 14 или 40? Тогда кнопочная форма превратится в такой же склад объектов, как и окно базы данных. Решить данную проблему можно путем создания вложенных кнопочных форм.

Рис. 15.5. Главная кнопочная форма после редактирования

1. Убедитесь в том, что главная кнопочная форма закрыта.

2. Затем выполните команду Сервис>Служебные программы >Диспетчер кнопочной формы.

3. В диалоговом окне Диспетчер кнопочной формы щелкните на кнопке Создать.

4. Присвойте новой форме имя Отчеты и щелкните на кнопке ОК.

5. В диалоговом окне Диспетчер кнопочной формы выберите форму Отчеты и щелкните на кнопке Изменить.

6. В следующем диалоговом окне щелкните на кнопке Создать.

7. В диалоговом окне Изменение элемента кнопочной формы введите в поле Текст название Отчет по каталогам, в поле со списком Команда выберите команду Открыть отчет, а в списке Отчет — элемент Каталоги. После чего щелкните на кнопке ОК.

8. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните на кнопке Создать.

9. В диалоговом окне Изменение элемента кнопочной формы введите в поле Текст название Отчет по растениям; в поле со списком Команда выберите команду Открыть отчет. Затем выберите в списке Отчет элемент Растения и щелкните на кнопке ОК.

10. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните на кнопке Создать.

11. В диалоговом окне Изменение элемента кнопочной формы введите в поле Текст название Тип отчета, в поле со списком Команда выберите команду Открыть отчет, а в списке Отчет — элемент Типы. Щелкните на кнопке ОК.

12. Щелкните в диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы на кнопке Закрыть.

13. В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выберите запись Главная кнопочная форма (по умолчанию) и щелкните на кнопке Изменить.

14. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните на кнопке Создать.

15. В диалоговом окне Изменение элемента кнопочной формы введите в поле Текст название Отчеты, в поле со списком Команда выберите команду Перейти к кнопочной форме, а в списке Кнопочная форма — элемент Отчеты. Щелкните на кнопке ОК.

16. Щелкните в диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы на кнопке Закрыть.

17. Завершите работу с диспетчером кнопочных форм — для этого нужно щелкнуть на кнопке Закрыть.

18. Дважды щелкните на опции Кнопочная форма.

19. Щелкните на кнопке Отчеты, и содержимое кнопочной формы изменится — появятся новые элементы. Обратите внимание, что Access отображает только недавно использовавшиеся кнопочные формы.

20. Откройте показанный на рис. 15.6 отчет Растения, щелкнув на кнопке Отчет по растениям.

Рис. 15.6. Отчет открыт с помощью кнопочной формы

Настройка кнопочной формы

Кнопочная форма — это, по сути, самая обыкновенная форма. Диспетчер форм использует программные методы для отображения всех кнопочных форм с помощью единой формы, вне зависимости от их количества. Настраиваются кнопочные формы точно так же, как и любые другие формы. В качестве примера мы слегка изменим внешний вид кнопочной формы, созданной ранее.

Определить, нужна ли вложенная кнопочная форма вам поможет правило «семь плюс/минус два». Человеческий мозг устроен таким образом, что одновременно может запомнить от пяти до девяти объектов. Если в кнопочной форме уже имеется семь элементов, пора подумать о второй форме.

1. В окне Растения: база данных щелкните на ссылке Формы.

2. Выберите форму Кнопочная форма и щелкните на кнопке Конструктор, расположенной на панели задач.

3. Выполните команду Вид > Свойства для отображения окна Свойства (оно может быть уже открытым).

4. Выберите верхний заголовок формы. Измените свойство Подпись на База данных садовника.

5. Обратите внимание на второй серый заголовок, расположенный за только что измененным белым заголовком. Выберите в поле со списком в верхней области окна Свойства значение Label2.

Также укажите для свойства Подпись значение База данных садовника.

6. Щелкните на пустой области слева от кнопок формы. В окне Свойства будет указано, что это элемент управления Рисунок. Щелкните на свойстве Рисунок, а затем на кнопке с изображением трех точек для нахождения нужного рисунка. Выберите какой-нибудь файл с изображением и щелкните на кнопке ОК.

7. Выполните команду Файл>Сохранить.

8. Закройте кнопочную форму.

9. Дважды щелкните на форме для ее открытия в режиме формы. Какой результат вы должны получить, показано на рис. 15.7.

10. Щелкните на кнопке Отчеты. Как видите, несмотря на переход ко вложенной форме, указанные параметры остались без изменений.

Рис. 15.7. Видоизмененная кнопочная форма

Настройка параметров запуска

Диспетчер кнопочной формы позволяет создать привлекательный и дружественный интерфейс базы данных. Но как рассказать пользователям о целесообразности применения созданной формы? Хотя, конечно, можно отправить письмо электронной почтой или же заставить их прочитать руководство. Но лучшее решение заключается в автоматическом открытии кнопочной формы при запуске базы данных. Для этого понадобится настроить параметры запуска.

К числу параметров запуска относятся наборы свойств, используемые при открытии базы данных. Рассмотрим их особенности на следующем примере.

1. Выберите команду Сервис>Параметры запуска для открытия диалогового окна, представленного на рис. 15.8.

Рис. 15.8. Базовые параметры запуска

2. Введите в поле Заголовок приложения надпись База данных садовника

3. Выберите опцию Кнопочная форма в поле со списком Вывод формы/страницы.

4. Снимите флажок Окно базы данных и щелкните на кнопке ОК.

5. Для завершения работы с Access выберите команду Файл>Выход.

6. Снова откройте базу данных Растения. Обратите внимание на тот факт что в строке заголовка указано введенное ранее имя. Как вы понимаете, кнопочная форма автоматически и основное окно Растения: база данных здесь отсутствует (рис.15.9)

Рис. 15.9. База данных после настройки параметров запуска

Как же теперь вернуть окно Растения: база данных на экран? Без проблем! Это можно сделать тремя способами, несмотря на то, что отображение окна было отключено в параметрах запуска:

 удерживайте нажатой клавишу <Shift> при открытии базы данных, что отменит использование параметров запуска;  нажмите клавишу < F11>;  выберите команду Окно>Отобразить, затем в диалоговом окне Отображение окон выберите запись Растения: база данных и щелкните на кнопке ОК.

Основные параметры запуска, используемые при работе с базами данных, перечислены в табл. 15.2.

Таблица 15.2. Параметры запуска

Параметр	Описание
Заголовок приложения	Ввод текста для отображения в строке состояния Access
Вывод формы/страницы	Указание формы или страницы доступа к данным для отображения при первом открытии базы данных
Значок приложения	Определение значка, который будет использоваться вместо стандартного ключа Access. В качестве значка можно применять любой файл с расширением .ico или .cur
Значок форм и отчетов	Выбор отдельного значка приложения для форм и отчетов
Окно базы данных	Отображение основного окна базы данных при ее открытии
Строка состояния	Отображение строки состояния в нижней области экрана
Строка меню	Выбор меню для использования в базе данных
Встроенные панели инструментов	Отображение стандартных панелей инструментов Access
Изменение панелей инструментов/меню	Отображение стандартных меню ссылок Access (т.е. меню, отображаемых при щелчке на объекте правой кнопкой мыши)
Специальные клавиши Access	Разрешение на использование специальных клавиш, например <F11>

Создание макросов

В Access поддерживается два языка программирования. Как правило, профессиональные разработчики используют язык VBA. Изучение этого языка выходит за рамки этой книги. Однако есть и другой язык — язык макросов, предназначенный для новичков. Если вы умеете выбирать элементы из поля со списком, значит, сможете написать и макрос.

Поэтому читателям, не имеющим опыта программирования, не стоит беспокоиться. Создание макроса подразумевает запись списка инструкций, которым будет следовать компьютер. В следующих разделах описываются методы быстрого создания простых макросов в Access.

В Access отсутствует средство записи макросов, что отличает макросы Access от макросов Word или Excel.

Создание макроса

Первый наш макрос будет выполнять очень простую задачу — указывать компьютеру на необходимость издавать звуки с помощью встроенного динамика. Создается он следующим образом.

1. Щелкните на ссылке Макросы, расположенной в окне базы данных.

2. Для открытия таблицы конструктора, предназначенной для создания нового макроса, щелкните на кнопке Создать, расположенной на панели инструментов.

3. Щелкните на раскрывающемся списке в первой строке столбца Макрокоманда и выберите из списка команду Сигнал.

4. Выполните команду Файл>Сохранить.

5. В диалоговом окне Сохранение присвойте макросу имя Сигнал и щелкните на кнопке ОК.

6. В окне базы данных дважды щелкните на макросе Сигнал, на что немедленно отреагирует компьютер, издав звуковой сигнал.

Как видите, созданный нами макрос содержит лишь одну команду, Сигнал, благодаря которой и «пищит» компьютер. Но отдельные макросы включают в себя и по нескольку команд.

Ничего сложного, не правда ли? Теперь создадим более сложный и, надо полагать, более полезный макрос, который будет открывать форму и переходить к определенной записи.

1. Щелкните на ссылке Макросы в окне базы данных.

2. Щелкните на кнопке Создать, расположенной на панели инструментов, и на экране появится таблица конструктора, предназначенная для создания нового макроса.

3. В первой строке столбца Макрокоманда выберите команду Открыть Форму. На нижней панели конструктора будут указаны возможные свойства для макроса Открыть Форму (рис. 15.10). Примерно такие же свойства задаются при добавлении в таблицу нового поля.

4. В поле Имя формы выберите форму Растения.

5. Щелкните на второй строке в столбце Макрокоманда (под макрокомандой Открыть Форму) и выберите команду Найти запись.

6. Введите Тунбергия в поле Образец поиска.

7. Выберите в поле Совпадения опцию С любой частью поля.

8. Выполните команду Файл>Сохранить.

9. В диалоговом окне Сохранение введите имя макроса — Тунбергия и щелкните на кнопке ОК.

Рис. 15.10. Настройка параметров макроса

10. Закройте макрос.

11. В окне базы данных выберите макрос Тунбергия. Щелкните на кнопке Запуск на панели инструментов, после чего откроется форма Растения, отображающая запись Тунбергия.

Некоторые команды макроса выполняются Access в порядке сверху вниз. В данном случае первая команда открывает форму, а вторая находит запись в форме (так, как если бы пользователь самостоятельно открывал в Access форму и выполнял команду Правка> Найти).

Макроязык Access содержит десятки макрокоманд. Многие из них осуществляют операции, рассказ о которых выходит далеко за рамки этой книги. Некоторые из основных макрокоманд представлены в табл. 15.3.

Таблица 15.3. Макрокоманды, используемые в Access

Команда	Описание
ПрименитьФильтр	Применение фильтра для формы с целью ограничения количества отображаемых записей
Сигнал	Звуковой сигнал
Закрыть	Закрытие открытого объекта, например формы или отчета
К элементу управления	Переход к элементу управления
НайтиЗапись	Обнаружение определенной записи в форме
Развернуть	Разворачивание активного окна в Access
Свернуть	Сворачивание активного окна в Access
ОткрытьФорму	Открытие формы
ОткрытьЗапрос	Открытие запроса
ОткрытьОтчет	Открытие отчета
ОткрытьТаблицу	Открытие таблицы
Выход	Завершение работы в Access
ОтпоавитьОбъект	Отпоавка текущего объекта в письме электронной почты

Далее в главе рассматривается команда ПрименитьФильтр. Фильтры подробно описывались в главе 8, «Создание и использование форм данных». С помощью макроса будут продемонстрированы процессы автоматической фильтрации и объединения нескольких фильтров в одном макросе. Это достаточно сложный пример, но в результате его выполнения окажется, что макрос состоит из уже известных компонентов. Итак, приступим.

1. В окне базы данных щелкните на ссылке Макросы.

2. Щелкните на кнопке Создать, расположенной на панели инструментов. Откроется таблица конструктора для создания нового макроса.

3. Выберите команду Вид>Имена макросов для добавления нового столбца к таблице конструктора. Столбец позволяет объединять несколько команд в одном макросе, тем самым упрощая структуру последнего.

4. В первой строке столбца Имя макроса в качестве названия макроса введите Декоративное.

5. В первой строке столбца Макрокоманда выберите команду ПрименитьФильтр.

6. В нижней области экрана введите [Номер типа] =1 в качестве значения свойства Условие отбора. В таком случае, фильтр выберет только записи, в которых значение Номер типа равно 1.

7. В качестве имени макроса во второй строке столбца Имя макроса введите Пищевое.

8. Выберите команду ПрименитьФильтр во второй строке столбца Макрокоманда.

9. Введите [Номер типа] =2 в качестве значения свойства Условие отбора.

10. Введите Лечебное в качестве имени макроса в третьей строке столбца Имя макроса.

11. Выберите команду ПрименитьФильтр в третьей строке столбца Макрокоманда.

12. Введите [Номер типа] =3 в качестве значения свойства Условие отбора. Макрос с тремя заполненными строками показан на рис. 15.11.

Рис. 15.11. Создание макроса для выполнения различных команд

13. Выполните команду Файл>Сохранить.

14. В диалоговом окне Сохранение присвойте макросу имя РастенияФильтры и щелкните на кнопке ОК.

15. Закройте макрос.

16. В окне базы данных щелкните на ссылке Формы.

Чтобы не щелкать мышью на полях свойств в различных разделах окна макросов, для перехода между таблицей конструктора и панелью Аргументы макрокоманды, расположенной в нижней области экрана, пользуйтесь клавишей <F6>.

17. Выберите форму Растения и щелкните на кнопке Конструктор.

18. Выполните команду Вид>Панель элементов для вывода панели на экран.

19. Выберите элемент Кнопка на панели и щелкните на пустой области формы для создания кнопки.

20. В окне мастера Создание кнопок выберите категорию Разное и команду Выполнить макрос, после чего щелкните на кнопке Далее.

21. Выберите для запуска макрос РастенияФильтры.Декоративное. Щелкните на кнопке Далее.

22. Выберите переключатель Текст и введите текст для кнопки Декоративное. Щелкните на кнопке Готово.

23. Выберите элемент Кнопка на панели и щелкните на пустой области формы для создания второй кнопки.

24. В окне мастера Создание кнопок выберите сначала категорию Разное, затем действие Выполнить макрос и щелкните на кнопке Далее.

25. Выберите для запуска макрос РастенияФипьтры.Пищевое. Щелкните на кнопке Далее.

26. Выберите переключатель Текст и введите текст для кнопки — Пищевое. Щелкните на кнопке Готово.

27. Выберите элемент Кнопка на панели и щелкните на пустой области формы для создания третьей кнопки.

28. В окне мастера Создание кнопок выберите сначала категорию Разное, затем действие Выполнить макрос и щелкните на кнопке Далее.

29. Выберите для запуска макрос РастенияФильтры.Лечебное. Щелкните на кнопке Далее.

30.Установите переключатель Текст и введите текст для кнопки— Лечебное. Щелкните на кнопке Готово.

31. Выполните команду Файл>Сохранить.

32. Выполните команду Вид>Режим формы.

33. Щелкните по одному разу на каждой кнопке. Форма изменится — теперь она будет отображать только определенные записи. На рис. 15.12 в качестве примера показана форма с фильтром Лечебное. Судя по навигационной панели, отображаются только две записи о лечебных растениях.

34. Для просмотра всех записей таблицы щелкните на кнопке Удалить фильтр, расположенной на панели инструментов.

Теперь можно и передохнуть. На представленном выше примере показано, как с помощью макросов можно автоматизировать работу с базой данных. В следующем разделе рассматривается возможность более эффективного применения макросов.

Рис. 15.12. Фильтрация содержимого формы с помощью макроса

Создание макросов методом «перетащить и опустить»

Для некоторых команд макросов Access предоставляет специальные ссылки При их использовании вам для создания, например, макроса открытия формы или отчета не понадобится выбирать команды или их свойства. Все будет делаться по-другому.

1. В окне базы данных щелкните на ссылке Макросы.

2. Щелкните на кнопке Создать, расположенной на панели инструментов чтобы открыть таблицу конструктора для создания нового макроса.

3. Расположите окна Access таким образом, чтобы окна макросов и основное окно базы данных не перекрывали друг друга.

4. Щелкните на ссылке Отчеты, расположенной в окне базы данных.

5. Перетащите отчет КаталогипоСпециализации из окна базы данных в первую строку макроса. Будет выполнена команда Открыть Отчет и выведено имя отчета.

6. Измените аргумент макрокоманды Режим на Просмотр.

7. Выберите команду Файл>Сохранить.

8. В диалоговом окне Сохранение присвойте макросу имя ОтчетКаталогов и щелкните на кнопке ОК.

9. Закройте макрос.

10. Щелкните на ссылке Макросы в окне базы данных.

11. В окне базы данных дважды щелкните на имени макроса ОтчетКаталогов. Отчет Каталоги По Специализации будет открыт в режиме предварительного просмотра.

Из окна базы данных любые объекты, будь-то таблицы, запросы, формы, отчеты или страницы, можно переносить на таблицу макроса и таким образом создавать команды открытия объекта.

Создание кнопок с помощью макросов

Кнопки, запускающие макросы, позволяют сделать работу с формами более комфортной. Причем для этого даже не придется писать программного кода! Посмотрим, как можно добавить в форму макрос ОтчетКаталогов.

1. В окне базы данных щелкните на ссылке Формы.

2. Выберите форму Каталоги.

3. Щелкните на кнопке Конструктор для открытия формы в режиме конструктора.

4. Щелкните на ссылке Макросы в окне базы данных.

5. Перетащите макрос ОтчетКаталогов из окна базы данных и вставьте его в область Примечание формы. Будет создана новая командная кнопка.

6. Нажмите клавишу <F4> для открытия окна Свойства.

7. Измените свойство Подпись командной кнопки, присвоив ей значение Отчет предварительного просмотра.

8. Выберите команду Файл>Сохранить.

9. Закройте окно Свойства.

10. Выберите команду Вид>Режим формы, и в нижней области формы будет представлена новая кнопка Отчет.

11. Щелкните на этой кнопке для открытия отчета КаталогиПоСпециализации в режиме предварительного просмотра (рис. 15.13).

Таким образом, при переносе макроса на форму, открытую в режиме конструктора, Access создает командную кнопку, выполняющую данный макрос. Это позволяет создавать командные кнопки без использования мастера кнопок.

Теперь давайте посмотрим, какие связи между элементами базы данных присутствуют в описываемом выше примере:

 данные хранятся в таблице Каталоги;  форма основана на таблице каталоги;  запрос КаталогиПоСпециализации также основан на таблице Каталоги;  отчет КаталогиПоСпециализации основан на запросе КаталогиПоСпециализации;  макрос создан путем переноса отчета на поле конструктора макроса;  кнопка создана путем переноса макроса на поле конструктора формы.

Итак, все компоненты формы гармонично взаимодействуют друг с другом, обеспечивая тем самым работу различных функций базы данных Access.

Рис. 15.13. Открытие формы с помощью кнопки, основанной на макросе

Подведем итоги...

По мере работы с базой данных в нее добавляется все больше и больше объектов, поэтому приходится периодически выполнять одни и те же действия. И здесь, конечно же, приходит мысль об автоматизации. Access предлагает в этой связи несколько решений:

 диспетчер главной кнопочной формы позволяет создавать кнопочные формы и управлять ими; формы используются для организации объектов в группах;  параметры запуска дают возможность настраивать внешний вид и характеристики базы данных, а также облегчают начало работы с ней;  с помощью макросов автоматизируется большинство задач Access, начиная с открытия форм и заканчивая поиском записей;  макросы можно превратить в кнопки, перетащив первые из окна базы данных на поле формы.

---

---