После того как определенные данные

После того как определенные данные будут помещены в базу и отредактированы, у вас наверняка возникнет необходимость распечатать их — возможно, для передачи другим людям, а может быть, вы просто предпочитаете работать с бумажными документами. К счастью. Access содержит один из самых эффективных мастеров по созданию отчетов среди всех систем баз данных.

В главе 9, «Печать информации с помощью отчетов», рассказывалось о применении различных мастеров отчетов, которые, впрочем, не являются чем-то необычным. В этой главе речь пойдет о методах форматирования отчетов для придания им требуемой формы. Будут описаны два мастера: один поможет распечатать почтовые наклейки, другой — добавить в отчет диаграммы.

Форматирование отчетов

В главе 13. «Настройка форм», описывались различные свойства форм; аналогичные свойства, с помощью которых можно изменить внешний вид объекта, есть и у отчетов. Например, тени можно добавить как к элементам управления, так и к целым разделам; кроме того, к элементам управления добавляются границы и другие графические элементы. В этом разделе описываются особенности применения функции автоформата и окна Свойства для настройки свойств отчета.

Использование автоформата

Функция автоформата позволяет добавить набор экранных параметров к отчету; аналогичная функция для работы с формами описана в главе 13. Хотя Access поставляется с несколькими предопределенными форматами, вы можете создать и собственный стиль.

Итак, приступим к работе. Для создания и форматирования нового отчета мы задействуем автоформат.

1. Выберите таблицу Каталоги в разделе Таблицы окна Растения: база данных, после чего выполните команду Вставка>Отчет.

2. В диалоговом окне Новый отчет выполните двойной щелчок на опции Автоотчет: ленточный.

3. Внимательно просмотрите окно появившегося отчета, чтобы определить, какие изменения были внесены в результате форматирования. Режим конструктора должен быть выбран по умолчанию, но если это не так, щелкните для его открытия на кнопке Вид на панели инструментов.

4. Выполните команду Формат>Автоформат. Выберите один из форматов, указанных в списке. В результате выбора нового формата изменится макет отчета, представленный в правой области окна. Это даст возможность увидеть, как будет выглядеть отчет с применением нового формата еще до его создания. Мастер предложит выбрать формат Деловой, на рис. 14.1 задан формат Строгий. Выбрав понравившийся формат, щелкните на кнопке ОК.

Рис. 14.1. Окно выбора базового автоформата для отчета

5. Щелкните на кнопке Вид на панели инструментов для просмотра полученного отчета. Если на предыдущем шаге был выбран формат Строгий, на экране своего компьютера вы увидите такой же отчет, как показан на рис. 14.2; в противном случае он будет выглядеть по-другому. Закройте отчет и сохраните его под именем Каталоги.

Настройка автоформата

Как уже говорилось ранее, в Access существует возможность задать собственные параметры автоотчета. Это позволит сэкономить немало времени, так как один разработанный таким образом формат будет применяться ко многим отчетам. Существует два метода создания собственного формата: на основе уже существующего формата и путем изменения параметров готового автоформата.

Вместо того чтобы изменять встроенные форматы, лучше создать свой собственный, и мы для этого воспользуемся первым методом.

Обратили ли вы внимание, что мастера нередко создают отчеты в разных форматах? Дело в том, что по умолчанию они задействуют автоформат, использовавшийся в последний раз. При установке Access по умолчанию выбирается формат Деловой. Другой автоформат, выбранный вами при первом применении приложения, становится базовым для следующего отчета, создаваемого мастером.

1. Откроите отчет, созданный в предыдущем разделе. Если он не был сохранен, откройте любой другой отчет, но не сохраняйте все изменения, которые будут вноситься при выполнении данного упражнения.

2. В режиме конструктора выберите все элементы управления в разделе Заголовок отчета. Щелчок на масштабной линейке слева от раздела приведет к выбору всех элементов управления в этом разделе. Щелкните на кнопке Курсив, расположенной на панели инструментов. Затем в списке Цвет заливки/фона укажите любой цвет, отличный от черного (или текущего цвета).

Рис. 14.2. Использование автоформата — самый быстрый способ применения определенного стиля к отчету

3. Выберите все элементы управления в разделе Область данных, а затем опцию С тенью в списке Оформление окна свойств.

4. Выполните команду Формат>Автоформат.

5. В диалоговом окне Автоформат щелкните на кнопке Настройка, чтобы открыть диалоговое окно Настройка автоформата. По умолчанию установлен переключатель Обновление стиля «Деловой» с атрибутами объекта: Отчет «Каталоги». Отчет Каталоги открыт на данный момент в режиме конструктора. Как понятно из названия, установка переключателя приводит к изменению текущего автоформата с опциями формата выбранного отчета. Но сейчас в этом параметре нет необходимости.

6. Установите переключатель Создание нового стиля на основе стиля объекта: Отчет «Каталоги» (рис. 14.3). Затем щелкните на кнопке ОК.

7. Введите имя для нового автоформата (например, Стиль!), после чего щелкните на кнопке ОК.

8. Новый формат выбирается автоматически в диалоговом окне Автоформат. Щелкните на кнопке ОК, и он будет применен к текущему отчету. Затем, воспользовавшись режимом предварительного просмотра, проверьте, отвечает ли отчет всем вашим требованиям. Каждый раз при необходимости получить результат, показанный на рис. 14.4, следует назначать автоформат Стиль1.

Рис. 14.3. Новый автоформат основан на уже существовавшем формате

Использование окна «Свойства»

В главе 13 окно Свойства применялось для настройки параметров форм. Отчеты также обладают определенными свойствами, позволяющими настраивать внешний вид как их самих, так и отображаемых ими данных.

При необходимости внести изменения в параметры откройте отчет в режиме конструктора и дважды щелкните на указателе записи — сером прямоугольнике на пересечении двух масштабных линеек. Откроется окно Свойства, в строке заголовка которого будет указано Отчет.

Для того чтобы внести в отчет определенное изменение, выберите соответствующий параметр в раскрывающемся списке поля или введите значение вручную. Если поле содержит список свойств, достаточно дважды щелкнуть на имени свойства, чтобы увидеть доступные значения. Продолжайте так щелкать до тех пор, пока не отобразится нужное значение.

Теперь давайте изменим значение свойства Подпись отчета Каталоги, выполнив такие действия.

1. Откройте столь хорошо знакомый вам отчет Каталоги в режиме конструктора.

2. Дважды щелкните на указателе записи для открытия окна Свойства.

Рис. 14.4. Отчет создан с применением автоформата Стиль1

3. В настоящий момент свойство Подпись имеет значение Каталоги. Измените его на значение Каталоги семян (рис. 14.5).

4. Щелкните на кнопке Вид панели инструментов для просмотра внесенных изменений. В строке заголовка Access будет указан текст подписи, если окно отчета увеличено до размеров рабочей области Access.

Специализированные мастера

Для быстрого создания отчетов Access предоставляет в наше расположение несколько мастеров. Некоторые из них уже описаны в главе 9. Но отчет — это не только бумажная копия данных. Отчеты дают возможность распечатывать почтовые наклейки и добавлять диаграммы. И ничего сложного в этом нет, так как львиную долю всей работы выполняют мастера.

В режиме конструктора можно настроить свойства для форм или отчетов, которые содержат множество других объектов, например элементов управления. Очень удобно, что в стропе заголовка окна Свойства всегда указывается тип выбранного объекта. Регулярно проверяйте строку заголовка, дабы убедиться, что выбран требуемый объект, и лишь после этого приступайте к изменению его свойств.

Создание почтовых наклеек

Отчет с почтовыми наклейками отличается от других отчетов. В нем можно печатать именные бирки, наклейки для писем, метки бумажных файлов или даже товарные этикетки. Сфера применения таких отчетов зависит лишь от вашей фантазии — для любых данных из таблицы можно напечатать наклейку или этикетку.

Рис. 14.5. Изменение свойства Подпись

Давайте создадим с помощью мастера наклеек почтовые наклейки для всех каталогов из таблицы растений. Для этого следует выполнить такие действия.

В окне Свойства отображаются значения свойств для текущего объекта. Чтобы открыть это окно, дважды щелкните на объекте или выберите команду Вид>Свойства. Щелчок на указателе записи позволяет в любой момент вызвать окно свойств отчета. В главе 13 описывались методы форматирования элементов управления и особенности использования намели элементов. В отчеты элементы управления добавляются аналогичным образом, поэтому можно воспользоваться инструкциями, приведенными в главе 13. В случае надобности еще раз прочтите нужный раздел и выполните предлагаемые там упражнения, используя вместо формы отчет.

1. Вызовите команду Вставка>Отчет.

2. В диалоговом окне Новый отчет выберите опцию Почтовые наклейки, затем из раскрывающегося списка — таблицу Каталоги, а затем щелкните на кнопке ОК.

3. В мастере хранятся данные о размерах большинства стандартных наклеек. Установите переключатели Британская в разделе Система единиц и На листах в разделе Тип наклеек. Затем выберите значение Avery в списке Фильтр по изготовителю, чтобы ограничить количество вариантов наклеек.

4. Выберите код товара 5095, как показано на рис. 14.6. В Access содержится информация о многих типах наклеек от различных производителей. Если подходящей наклейки не нашлось, щелкните на кнопке Настройка для ввода параметров наклейки вручную. Щелкните на кнопке Далее.

5. В следующем окне можно определить шрифты и другие параметры. Но вы не вносите никаких изменений — только щелкните на кнопке Далее.

6. Теперь можно указать поля, содержащие данные, которые будут напечатаны на наклейках. Поля имени и адреса каталога добавляются таким образом: дважды щелкните на опции Имя в списке Доступные поля, чтобы перенести ее в окно Прототип наклейки. Нажмите клавишу <Enter> для переноса точки ввода на следующую строку. Дважды щелкните на опции Адрес и еще раз нажмите клавишу <Enter>, затем дважды щелкните на опции Город, введите символ запятой и пробел. Наконец, дважды щелкните на опции Область, добавьте пробел, затем выполните двойной щелчок на опции ПочтовыйИндекс чтобы создать прототип наклейки, показанный на рис. 14.7. Щелкните на кнопке Далее.

Рис. 14.6. Наклейки можно выбирать по имени товара, номеру или размеру

Рис. 14.7. Добавление полей в поле Прототип наклейки

7. Наклейки можно сортировать по любому полю таблицы. Выберите поле Имя и щелкните на кнопке Далее.

8. В последнем окне мастер присвоит отчету с наклейками базовое имя, которое изменять не стоит. Щелкните на кнопке Готово, и вы сможете просмотреть созданный отчет (рис. 14.8).

Теперь осталось лишь загрузить в принтер бумагу и щелкнуть на кнопке Печать.

Добавление в отчет диаграмм

С помощью мастера в отчет можно добавить даже диаграмму. Такая диаграмма на самом деле будет представлять собой объект ActiveX, т.е. Access не может генерировать изображение диаграммы, как делает, например, программа Microsoft Graph, предлагающая 20 различных вариантов. Местоположение и размещение компонентов диаграммы можно изменять. Кроме того, изменения можно вносить и в базовые параметры вычисления диаграммы.

Диаграммы добавляются в отчет двумя способами:

 путем создания отчета на базе запроса, содержащего данные для диаграммы;  с помощью мастера, который запускается из любого готового отчета в результате выбора команды Вставка>Диаграмма.

Мы создадим обычную секторную диаграмму, в которой будут представлены растения, заказанные из каждого каталога. Обычно диаграмма основывается на запросе, поскольку мастер не позволяет обрабатывать более одного источника данных или подсчитывать необходимые значения. Воспользуемся запросом, содержащим информацию о количестве растений, заказанных из каждого каталога. 

Рис. 14.8. Мастер сгенерировал отчет с наклейками

1. Щелкните на ссылке Таблицы, выберите таблицу Растения, затем из раскрывающегося списка кнопки Новый объект выберите команду Запрос и дважды щелкните на записи Конструктор.

2. Добавьте в таблицу конструктора поля ИмяКаталога и Имя (именно в указанном порядке).

3. Выполните команду Вид>Групповые операции.

4. Измените свойство Групповая операция для столбца Имя, выбрав значение Count, как показано на рис. 14.9. Сохраните запрос с именем ЗапросДиаграмма и закройте его.

5. Щелкните на ссылке Запросы в окне базы данных и выберите только что созданный запрос с именем ЗапросДиаграмма.

6. Выполните команду Вставка>Отчет и дважды щелкните на опции Мастер диаграмм в окне Новый отчет.

7. В первом окне мастера перенесите оба поля в список Поля диаграммы и щелкните на кнопке Далее.

8. В следующем окне показано 20 форматов диаграмм. Выберите круговую диаграмму (первое изображение в последнем ряду) и щелкните на кнопке Далее.

Рис. 14.9. Диаграмма, сгенерированная на базе отчета

9. Как видно на рис. 14.10, мастер создал тестовую диаграмму, основанную на указанных данных. Ничего страшного, если компоненты диаграммы будут представлены в некорректных пропорциях, однако проверьте, задействовал ли мастер требуемые поля. В диаграмме должны отображаться растения с учетом того, из какого каталога они приобретены, поэтому мастер сделал правильный выбор, задействовав поле ИмяКаталога. Не изменяя параметры мастера, щелкните на кнопке Далее.

Рис. 14.10. Параметры мастера диаграммы

10. На последней панели присвойте отчету имя Диаграмма и, не изменяя никаких других параметров, щелкните на кнопке Готово. Результаты, которые вы должны получить, приведены на рис. 14.11. Как видите, большая часть растений приобретена из каталога Огородник.

Теперь добавим в отчет динамическую диаграмму. Под динамической следует понимать диаграмму, отражающую изменение значений в каждой записи.

1. Воспользовавшись мастером автоотчета, создайте отчет на основе таблицы Насаждения.

2. Откройте новый отчет в режиме конструктора, щелкнув на кнопке Вид на панели инструментов.

3. Выберите в разделе Область данных элементы управления Фото и Сетевая ссылка и нажмите клавишу <Delete> для их удаления. Освободившееся пространство будет применено для размещения создаваемой диаграммы.

Рис. 14.11. В диаграмме отображаются связи (по значению Count) между растениями в каталоге

4. Выберите команду Вставка>Диаграмма.

5. Воспользовавшись методом переноса и вставки, замените элементом управления диаграммы элемент Фото. Когда кнопка мыши будет отпущена, появится первое окно мастера, где следует указать источник данных диаграммы. Выберите таблицу Насаждения и щелкните на кнопке Далее.

6. В следующем окне укажите записи, которые должны быть размещены на диаграмме. Перенесите поля Грядка и КоличествоПосадок в список Поля диаграммы. Щелкните на кнопке Далее.

7. Выберите цилиндрическую гистограмму (третья в первом ряду) и щелкните на кнопке Далее.

8. Не изменяя никаких параметров мастера в очередном окне мастера, щелкните на кнопке Далее.

9. В следующем окне значения диаграммы можно связать со значениями отчета. Поля грядка будут связаны между собой автоматически. Выберите поля Количество Посадок из нижних элементов управления, как показано на рис. 14.12. Щелкните на кнопке Далее.

10. В последнем окне мастера примите имя, предлагаемое по умолчанию, и щелкните на кнопке Готово.

11. Щелкните на кнопке Вид, расположенной на панели инструментов, и вы сможете просмотреть результаты проделанной работы (рис. 14.13). При выборе каждой новой записи значения диаграммы меняются. Конечно, она могла бы быть и более эффектной, однако наша задача заключалась лишь в демонстрации того, каким образом можно создать диаграмму, основанную на конкретных значениях.

Рис. 14.12. Связывание значений диаграммы со значениями отчета

Рис. 14.13. Значения диаграммы отличаются для каждой записи

Подведем итоги...

Отчеты — весьма эффективное средство, и Access обладает одним из самых мощных генераторов отчетов среди подобных себе программ. Смело пользуйтесь предоставляемыми ею возможностями! В этой главе описаны различные способы настройки отчетов, в частности затронуты такие вопросы:

 параметры автоформата и изменение свойств отдельных отчетов;  генерирование отчетов с почтовыми наклейками;  добавление к отчетам диаграмм.

---

---